Gala annuel d'anniversaire pour une société d’assurance
Iconic Events a relevé un défi ambitieux : organiser le gala annuel d’anniversaire d’une grande société d’assurance parisienne, une entreprise qui, chaque année, marque un point d’orgue avec un événement grandiose pour célébrer ses collaborateurs et partenaires. Cette fois-ci, le but était de créer une expérience inédite pour 150 employés et 50 partenaires dans un cadre exceptionnel, avec un budget serré et la contrainte d’une organisation en seulement six mois.
Gare Saint-Lazare
Soirée
150 collaborateurs
+ 50 partenaires
60 000€
Comprendre le besoin :
créer un moment unique et renforcer les liens d’appartenance
Le client, une entreprise renommée dans le secteur de l’assurance, souhaitait offrir à ses collaborateurs une parenthèse mémorable, loin de la routine quotidienne, pour les remercier de leur engagement et de leurs contributions. L’événement devait non seulement renforcer le sentiment d’appartenance, mais aussi marquer l’année avec un gala annuel qui serait pour eux un moment de fierté et de célébration collective.
Pour répondre à ce cahier des charges, une première réunion a eu lieu en visio avec les équipes de l’entreprise. Cette rencontre a permis de cerner les attentes et d’identifier les éléments essentiels du projet, notamment l’ambiance et les valeurs que l’entreprise souhaitait transmettre. Une thématique forte était impérative pour répondre aux attentes du comité de direction et offrir aux participants une expérience qui transcende les événements passés.
Le challenge :
Trouvez un lieu unique jamais opposé
L’un des défis majeurs de cette mission résidait dans la recherche d’un lieu d’exception, inédit pour l’entreprise. Le choix de l’endroit devait refléter le prestige de l’événement tout en s’intégrant au budget de 60 000 €. Après plusieurs propositions et visites, nous avons présenté trois options soigneusement sélectionnées pour captiver les invités et les transporter dans des univers uniques. Chaque lieu a été pensé avec une scénographie immersive, permettant de proposer des soirées thématiques distinctes.
Parmi les idées proposées :
- Soirée Rococo dans un hôtel particulier de la famille Bourbon : pour cette option, un cadre historique d’exception accueillait les invités avec des acteurs en costumes d’époque, un quatuor à cordes et une démonstration de danse de cour, permettant une immersion dans l’élégance et le faste des siècles passés.
- Soirée Circus dans un musée architectural : l’audace et l’extravagance étaient au rendez-vous avec des caricaturistes, silhouettistes et magiciens pour animer la soirée dans ce lieu emblématique de l’architecture parisienne.
Finalement, la soirée Gatsby à la Gare Saint-Lazare a remporté l’adhésion du comité de direction. La Gare Saint-Lazare, avec son cachet historique, offrait un cadre parfait pour recréer le glamour des années folles, en écho au film de Gatsby, symbolisant à la fois tradition et modernité, à l’image de l’entreprise. Cette décision incarnait le désir de plonger les invités dans une ambiance festive et intemporelle, avec une touche de nostalgie raffinée.
Une logistique impeccable :
Quand organisation et créativité s’allient
Le choix de la Gare Saint-Lazare, un lieu singulier et complexe, a nécessité une logistique sans faille. Iconic Events a minutieusement orchestré chaque détail, de la coordination des prestataires à l’organisation des dégustations pour le choix du traiteur. La gare a été transformée pour l’occasion, le lieu revisité pour incarner le faste des années folles, où chaque espace transportait les invités dans une ambiance digne de Gatsby.
Une fois le concept validé, des points d’avancement réguliers ont été instaurés avec l’entreprise, comprenant des visites de repérage pour s’assurer de la faisabilité des installations. Les étapes de validation auprès du client ont permis de créer un projet sur-mesure et de gérer avec flexibilité les impératifs budgétaires.
Une immersion totale dans les années folles
Accueil Charleston et trio de jazz : dès leur arrivée, les invités étaient accueillis par des danseurs de Charleston et un trio de jazz jouant les standards des années 1920, un accueil festif qui donnait le ton dès le début de la soirée.
Photobooth vintage : un espace de photobooth équipé d’accessoires d’époque permettait à chaque invité d’immortaliser ce moment unique, avec des photos aux accents vintage, parfaites pour des souvenirs inoubliables.
Tables gourmandes et cocktails soignés : pour satisfaire tous les palais, Iconic Events a organisé des dégustations avec le traiteur, aboutissant à une sélection de mets délicats et de cocktails inspirés de l’époque, une touche gourmande qui a ravi les convives.
Collaboration étendue et suivi régulier avec le client
Dès le début, la collaboration avec le client a été basée sur la transparence et la communication. Des points réguliers toutes les deux semaines ont permis d’adapter l’organisation aux évolutions du projet, notamment en termes de choix décoratifs et d’animation. Cette proximité avec le client a été cruciale pour garantir que chaque aspect de l’événement soit conforme à leurs attentes.
Le projet a ainsi bénéficié de visites de repérage pour appréhender chaque aspect logistique, d’échanges constants pour le choix des animations et de dégustations en amont pour valider la proposition culinaire. La relation de confiance établie a permis d’adapter le projet en temps réel tout en assurant la réussite de l’événement.
Un événement qui a marqué les esprits
La soirée a été un véritable succès, surpassant les attentes de l’entreprise et offrant aux invités un voyage mémorable dans le passé. Le client s’est montré particulièrement satisfait, notant que l’événement avait permis de renforcer le sentiment d’appartenance des collaborateurs et de valoriser le travail de chacun.
Les retours des participants ont confirmé cette réussite : nombreux sont ceux qui ont salué l’originalité et l’audace du thème, appréciant l’opportunité de se glisser dans la peau de personnages des années 1920, de danser au rythme du jazz et de s’immerger dans cet univers élégant. Pour beaucoup, cet anniversaire d’entreprise est devenu le point culminant de l’année, un moment qui a marqué les esprits et laissé des souvenirs impérissables.
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