Séminaire résidentiel en France pour une société d'ingénierie internationale
Pour une société d’ingénierie aux équipes réparties en France, en Europe et en Amérique du Nord, transformer une équipe internationale en une véritable communauté soudée représente un défi aussi ambitieux qu’essentiel. En juin 2024, Iconic Events a orchestré un séminaire résidentiel immersif pour 150 collaborateurs, conçu pour favoriser la cohésion et encourager un sentiment d’appartenance profond. Ce séminaire, ancré sur la côte méditerranéenne, avait pour mission de créer des connexions humaines sincères, loin des écrans et des frontières géographiques.
Sud de la France
Bord de mer
3 jours et 2 nuits
150 collaborateurs
140 000 €
Contexte et enjeux
Renforcer la cohésion et intégrer les équipes internationales
Dans un monde où les relations professionnelles sont souvent virtuelles, la direction de l’entreprise a identifié le besoin d’organiser une rencontre annuelle en présentiel, destinée à renforcer les liens entre les équipes commerciales et celles travaillant en remote. Ce séminaire représentait plus qu’un simple événement : il s’agissait d’une véritable expérience incentive, permettant à chacun de se reconnecter avec ses collègues, de partager les valeurs de l’entreprise et de créer des souvenirs inoubliables.
La préparation : un défi logistique et organisationnel relevé avec brio
Planifier un événement pour un groupe international dans un délai de cinq mois représentait un défi majeur. Trouver un lieu capable d’accueillir 150 participants en pleine saison touristique a nécessité une recherche minutieuse. Iconic Events a réussi à dénicher un espace exclusif sur la côte méditerranéenne, qui offrait l’hébergement, les espaces de réunion, ainsi que des installations privatisées pour deux soirées festives et un team building en extérieur. La gestion des arrivées depuis une dizaine de destinations, avec des horaires et jours de décalage, a été soigneusement orchestrée, garantissant une expérience fluide et confortable pour chaque participant.
Une expérience sur mesure : entre créativité et immersion dans les valeurs de l’entreprise
Pour favoriser l’implication et la connexion entre les équipes, Iconic Events a conçu des activités personnalisées, alignées sur les valeurs de l’entreprise.
Quiz immersif
En ouverture du séminaire, un quiz interactif a permis aux participants de découvrir l’ADN de leur entreprise sous un angle ludique. Ce jeu, conçu pour renforcer l’appartenance et l’identification à l’entreprise, a constitué un excellent brise-glace, créant dès le début une atmosphère conviviale.
Atelier créatif
Chaque équipe a eu l’occasion de réinterpréter les valeurs de l’entreprise, en travaillant collectivement pour présenter une vision originale. Cette activité a permis aux collaborateurs de se plonger dans l’essence de leur entreprise, en partageant leurs idées et perspectives.
Sortie en mer
Bien plus qu’une simple excursion, cette sortie en bateau a offert un moment de communion dans un cadre naturel et apaisant. Loin du cadre professionnel, les participants ont pu redécouvrir le plaisir de la compagnie de leurs collègues, échangeant dans une ambiance décontractée et propice aux conversations informelles.
Soirées festives
Un espace de convivialité et de partage authentique
Les soirées organisées dans cet espace privatisé ont marqué des temps forts du séminaire. Iconic Events a conçu des dîners entièrement personnalisés, en intégrant les couleurs de l’entreprise à la décoration des buffets et des espaces, et en adaptant le menu aux goûts et régimes spécifiques des participants. Les soirées, baignées de lumière étoilée, ont permis aux collaborateurs de partager des moments uniques, au-delà des discussions professionnelles. Rires, échanges spontanés et moments de complicité ont rendu ces soirées mémorables, transformant des collègues en véritables alliés.
Prise en charge
Une logistique orchestrée dans les moindres détails
Chaque étape de l’événement a été soigneusement planifiée pour garantir une expérience fluide et agréable. Iconic Events a pris en charge la privatisation complète du lieu, en aménageant des espaces de réunion, des zones de détente, et en s’assurant que toutes les exigences alimentaires étaient respectées. La gestion des transferts, coordonnée en fonction des horaires d’arrivée de chacun, a permis aux collaborateurs de se sentir attendus et accueillis, quelle que soit leur provenance.
Une collaboration étroite avec le client
Dès le premier contact en visio, les équipes d’Iconic Events ont travaillé en étroite collaboration avec le client. Des points d’avancement réguliers, organisés toutes les deux à trois semaines, ont permis d’ajuster chaque détail en fonction des besoins spécifiques. En échangeant étroitement avec l’équipe communication, nous avons également anticipé les besoins en images et vidéos pour valoriser l’événement en interne et en externe, assurant ainsi une communication impactante au-delà du séminaire.
Résultats et retours
À la fin du séminaire, les retours des participants et des parties prenantes étaient unanimes : l’événement a dépassé les attentes. Les collaborateurs en remote, particulièrement ceux basés hors de France, ont apprécié cette opportunité de se sentir pleinement intégrés à l’équipe. Les échanges informels et les moments de convivialité ont renforcé les liens et contribué à créer un véritable esprit d’équipe, au-delà des frontières.
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