Une soirée d’entreprise est l’un des moments les plus importants dans l’année, au cours duquel les convives se retrouvent dans un cadre festif. Cet événement professionnel, généralement organisé en l’honneur d’une occasion spéciale pour l’entreprise, est également une opportunité stratégique de répondre à des objectifs.
Qu’elle rassemble 50 ou 500 invités et qu’elle soit ponctuelle ou annuelle, nos experts de l’événementiel vous livrent les étapes pour mener à bien l’organisation d’une soirée et mettre en valeur votre entreprise.
N°1 – Bien définir les objectifs de la soirée d’entreprise
La toute première étape de l’organisation d’un tel événement est de définir clairement ses objectifs. En tant que levier managérial et/ou de communication interne et/ou externe, une soirée d’entreprise peut permettre de :
- Faire passer un message : les collaborateurs étant tous rassemblés autour d’une soirée, c’est l’occasion de faire une annonce officielle (un nouveau projet, une fusion, des objectifs, une nouvelle organisation ou direction, etc.).
- Récompenser et motiver les salariés : ce type d’événement peut être une manière de remercier les équipes pour le travail accompli. Cette preuve concrète de reconnaissance leur donne envie de continuer à s’impliquer et à performer.
- Célébrer un succès de l’entreprise : elle peut être organisée en l’honneur d’un événement particulier, d’une grande réussite ou d’une étape importante (l’aboutissement d’un projet, un chiffre d’affaires record, un nouveau client, etc).
- Favoriser la cohésion d’équipe : une soirée d’entreprise est le moment propice aux échanges informels entre collaborateurs et à la création de liens, ainsi qu’à un fort sentiment d’appartenance. Elle peut permettre de dissiper les tensions.
- Faire briller son image : une soirée d’entreprise, qu’elle soit en petit comité ou de grande envergure, est une opportunité de mettre en valeur l’image de l’entreprise. L’entreprise apparaît attractive aux yeux des membres de son équipe, mais aussi des clients et partenaires commerciaux, et cela booste leur fidélisation.
N°2 – Établir un budget
Il est essentiel de penser à l’enveloppe budgétaire dont vous disposez pour donner vie à votre projet, et ce dès le début de son organisation. Plusieurs critères sont à prendre en compte pour estimer les coûts de l’événement.
- Le type de soirée : une prestigieuse soirée de gala, un cocktail d’entreprise, une soirée de fin d’année, un repas de Noël ou encore un afterwork.
- Le nombre de participants : selon la nature de l’événement que vous souhaitez organiser et ses objectifs, il est possible de convier vos collaborateurs, leur famille, vos clients, vos partenaires commerciaux, vos fournisseurs, mais aussi des médias, etc.
- Le type de lieu : en fonction du type de soirée d’entreprise prévu, des coûts de location variés sont à envisager (château, salle de réception, restaurant, bar, lieu atypique, etc.).
- Les prestataires extérieurs : traiteur et service, DJ, animateurs, musiciens, maître de cérémonie, décoration, photographe, et bien d’autres.
Pour chiffrer précisément le budget d’une soirée d’entreprise, nous vous conseillons de vous baser sur le coût associé à chaque convive.
N°3 – Choisir un thème/concept et son ambiance
Pour que ce rendez-vous corporate soit réussi, la prochaine étape de son organisation est d’imaginer son thème et/ou son concept. Ce dernier doit marquer les esprits, être facilement identifiable et créer une ambiance générale unique.
Voici quelques idées de thèmes pour une soirée d’entreprise :
- Thème spécifique : Noël, casino, cabaret, bal masqué, tropical, rétro, Gatsby, etc.
- Anniversaire
- Soirée chic et élégante
- Garden party
- Soirée décontractée (avec par exemple pétanque, karaoké, ateliers créatifs, etc.).
Les experts Iconic Events ont plein d’idées à vous proposer !
N°4 – Sélectionner et réserver le lieu idéal
Le lieu de la soirée d’entreprise doit être choisi avec soin, en accord avec le budget alloué pour l’événement, le nombre de participants ainsi que le thème.
Divers types de lieux appropriés aux événements professionnels s’offrent à vous, selon la nature de votre soirée d’entreprise. Il est par exemple possible de privatiser :
- Une salle de réception traditionnelle
- Un rooftop
- Un restaurant ou un bar
- Un appartement ou un loft exceptionnel
- Un hôtel particulier
- Un domaine ou un jardin
- Un lieu insolite : péniche, château, galerie d’art, cabaret, théâtre, etc.
Il convient de choisir un lieu avec des services adaptés aux besoins logistiques et techniques nécessaires au bon déroulement de votre soirée d’entreprise, pour garantir le confort de vos convives (parking, service de voiturier, vestiaire, loge artiste, piste de danse, dispositifs techniques adéquats, etc).
Pour une soirée d’entreprise d’exception, telle qu’une soirée de gala, le lieu de réception privatisé doit offrir des prestations de haut standing.
N°5 – Choisir un traiteur
La restauration (traiteur, boissons et service) fait partie intégrante de la soirée d’entreprise et doit refléter le style et l’ambiance de l’événement.
Certains événements sont plus adaptés à un dîner assis formel, et d’autres à un dîner sous forme de cocktail dînatoire ou buffet, une option plus conviviale et décontractée.
Dans le cas d’une soirée de gala, le dîner se fait généralement assis autour de grandes tables. Lors d’une soirée de fin d’année ou d’un repas de Noël, le dîner peut être assis ou debout. Dans le cas d’un cocktail d’entreprise ou d’un afterwork, un buffet est de rigueur.
Une ou plusieurs options sont possibles pour votre événement :
- Un dîner assis
- Un buffet d’apéritifs, amuse-bouches
- Un bar à cocktails
- Une démonstration par un chef avec dégustation
- Des stands (barbes à papa, pop-corn, bonbons, churros, gaufres, etc.)
- Des food trucks (hot-dogs, bagels, burritos, galettes, burgers, poke bowl etc.)
Pour votre soirée d’entreprise, choisissez un traiteur avec de l’expérience et une bonne réputation, qui saura s’adapter à vos besoins, vos envies et votre budget. Il doit également être spécialisé dans le type de cuisine que vous recherchez (avant-gardiste, raffinée, gastronomique, de montagne, etc.). Vous pourrez ainsi choisir ensemble un menu qui soit un véritable succès culinaire et qui représente bien le thème de la soirée.
À noter : nous vous recommandons de penser à proposer à vos convives des options pour tous les régimes alimentaires, notamment végétarien et sans gluten.
N°6 – Choisir les autres prestataires
Selon l’ampleur de votre soirée d’entreprise, son organisation et son déroulement peuvent impliquer les services d’autres prestataires. Tout comme le traiteur, vos prestataires doivent être des partenaires de confiance pour garantir une soirée sans fausse note, et faire vivre une expérience agréable à vos convives.
Vous pouvez faire appel à de nombreux professionnels de l’événementiel :
- Professionnels de la décoration : des prestataires capables d’intégrer dans votre lieu de réception un décor immersif qui transportera vos invités dans votre thème (décoration murale, mobilier, stands, fleurs, ballons, etc.)
- Professionnels des aspects techniques : une équipe de techniciens dont la mission est de gérer la partie technique en amont et tout au long de la soirée (système de sonorisation et de projection, matériel scénique, lumière, photobooth, etc.).
- Professionnels de l’accueil : pour une soirée de gala, il est judicieux de faire appel à des hôtes et hôtesses d’accueil pour accueillir et orienter les invités.
- Professionnels de l’animation et du divertissement : intervenants, animateurs, maître de cérémonie, DJ, artistes, danseurs, magiciens, mentalistes, humoristes, chanteurs, musiciens, orchestre, etc.
- Professionnels de la photo et la vidéo : photographes et/ou vidéastes présents pour capturer et immortaliser l’événement.
- Professionnels de la sécurité : la présence d’agents de sécurité peut être à prévoir dans le cas d’une soirée d’entreprise qui accueille plusieurs centaines ou milliers de convives.
Pour créer une ambiance festive, et tout particulièrement dans le cadre d’une soirée à thème, nous vous recommandons de prévoir des jeux animés par des prestataires. Par exemple, des animateurs croupiers pour une soirée casino royal avec des tables de jeux (roulette, blackjack, poker, etc.).
Et pour créer un temps fort pendant la soirée et incarner un message que vous souhaitez faire passer à vos invités, vous pouvez faire intervenir une personnalité. Il peut s’agir d’un expert de son domaine, une personnalité célèbre, un sportif, un journaliste, un économiste, un scientifique, etc.
Bonus – Faire appel à une agence événementielle
Vous l’aurez compris, l’organisation d’une soirée d’entreprise est un vrai challenge et demande une expertise pointue. Pour que votre événement soit un succès sur toute la ligne, nous ne pouvons que vous conseiller de vous entourer de professionnels du domaine.
Faites confiance à une agence spécialiste de l’événementiel d’entreprise et optez pour un accompagnement de A à Z dans l’organisation sur mesure de votre événement. À l’écoute de votre cahier des charges et de vos attentes, une équipe dédiée imagine avec vous votre soirée sous tous les angles : organisationnels, créatifs, techniques et logistiques.
Que ce soit pour un anniversaire d’entreprise, une inauguration, un lancement de produit, une cérémonie des vœux ou pour tous vos autres moments clés de l’année, laissez votre projet de soirée d’entreprise entre les mains d’experts.
Grâce à son savoir-faire, son expérience et sa passion, l’équipe Iconic Events saura transformer votre projet en un événement mémorable, impactant et valorisant.