Le séminaire d’entreprise est un événement professionnel incontournable, dont le but est de rassembler l’ensemble des collaborateurs autour d’une parenthèse entre travail et détente. L’équipe est invitée à partager une expérience dans un cadre agréable hors du bureau, sous le signe du team building et de la convivialité.
Que ce soit pour un séminaire sportif, à la mer, au vert, en montagne, à l’étranger ou bien résidentiel, retrouvez dans cet article le mode d’emploi de nos experts de l’événementiel pour organiser un séminaire d’entreprise dont les participants se souviendront.
N°1 – Définir les objectifs du séminaire
La toute première chose à faire lorsqu’on débute l’organisation d’un séminaire d’entreprise est de se poser la question suivante : dans quel but je souhaite l’organiser ? En tant qu’outil managérial, le séminaire se doit d’être conçu en fonction de vos objectifs, des résultats que vous espérez et globalement de vos attentes.
Un ou plusieurs objectifs peuvent être au centre d’un séminaire d’entreprise :
- Favoriser la cohésion d’équipe : à travers les activités d’un séminaire et le fait d’être ensemble loin du cadre habituel du travail, les participants sont amenés à communiquer et à créer des liens. Les participants reviennent plus soudés.
- Récompenser et motiver les salariés : l’organisation d’un séminaire riche en moments de détente est à la fois une marque de reconnaissance pour le travail accompli, mais aussi un booster de motivation pour les salariés.
- Renforcer la culture d’entreprise : un séminaire d’entreprise contribue à développer la culture d’entreprise et le sentiment d’appartenance. Cette expérience fédératrice fidélise les employés durablement.
- Partager des informations : ce type d’événement est l’occasion idéale pour transmettre un message aux participants. Par exemple, annoncer le lancement d’un nouveau produit ou service, ou présenter une nouvelle vision stratégique.
Accueillir les nouveaux collaborateurs : le séminaire est un moyen très efficace de faire s’intégrer les nouveaux membres de l’équipe suite à une phase de recrutement. Les activités team building permettent de faire connaissance.
N°2 – Établir un budget
L’une des premières étapes d’un tel projet événementiel est d’établir le budget nécessaire à l’organisation du séminaire d’entreprise, et de définir l’enveloppe budgétaire dont vous disposez. Pour estimer les coûts de votre séminaire d’entreprise, il convient de prendre en compte les critères suivants :
- Le type de séminaire (résidentiel, à l’étranger, sportif, etc).
- Le nombre de participants
- La durée du séminaire
- Le lieu (et l’hébergement si le séminaire est sur plusieurs jours)
- Le transport
- Les activités
- La restauration
C’est pourquoi, au moment de définir votre budget, vous devez déjà avoir en amont une idée précise de ce que vous imaginez pour ce séminaire d’entreprise et son déroulement.
N°3 – Choisir la date du séminaire
Une fois les objectifs du séminaire et son enveloppe budgétaire définis, le point important suivant est de choisir la date (ou les dates). Nous vous recommandons de déterminer très en avance cette date pour trois raisons principales :
- Garantir la disponibilité d’un maximum de participants.
- Permettre aux collaborateurs d’avoir le temps de s’y préparer, surtout s’il s’agit d’un séminaire de plusieurs jours dans une autre région ou à l’étranger.
- Une date lointaine permet de faire des économies, par exemple sur le transport.
Au moment de choisir la date du séminaire, il faut avant tout s’assurer de ne pas empiéter sur les vacances scolaires ou les week-ends de ponts, ou encore, sur les périodes de forte activité pour votre entreprise.
Il est aussi essentiel de prévoir suffisamment de temps pour atteindre vos objectifs. Un séminaire peut durer une demi-journée, une journée, un week-end ou plusieurs jours.
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N°4 – Sélectionner le lieu et l’hébergement
Avant de dévoiler à toute l’équipe la date du séminaire d’entreprise, la prochaine étape de son organisation est de sélectionner sa destination et son lieu. Selon vos objectifs, votre budget et vos envies, il est possible d’emmener les membres de votre équipe plus ou moins loin : dans la ville de vos bureaux, dans une autre région en France ou à l’étranger.
Que ce soit en ville, à la campagne, à la montagne ou au bord de la mer, un séminaire d’entreprise peut prendre place partout.
Une fois la destination déterminée, il faut choisir le lieu où se dérouleront vos réunions et/ou activités, et où les participants seront hébergés si le séminaire dure plus d’une journée. Hôtel, château, domaine, loft d’exception, péniche, gîte, chalet, éco-lodge en pleine nature, théâtre ou centre de congrès avec hôtellerie : les possibilités sont nombreuses.
Voici les critères essentiels pour choisir le lieu en fonction de vos besoins :
- La capacité d’accueil des espaces (salles de réunion, de conférence, etc.)
- La disponibilité du matériel technique nécessaire
- La capacité d’hébergement
- Le cadre (apaisant en plein air, atypique, élégant, moderne, etc.)
N°5 – Élaborer le programme du séminaire
Le programme de l’événement doit être préparé dans les moindres détails et correspondre à vos objectifs. Il faut que les activités choisies soient alignées avec la direction que vous souhaitez donner à ce séminaire d’entreprise.
Un séminaire d’entreprise est généralement composé de plusieurs temps :
- Les sessions de travail : une partie du séminaire est consacrée aux réunions, conférences, formations, brainstorming, coworking, présentations, ateliers, etc.
- Les activités team building : l’autre partie du séminaire est consacrée aux activités qui renforcent la cohésion, la communication et la motivation. À travers des sports, des jeux, des loisirs, des animations, des visites guidées, etc.
- Les pauses déjeuner et dîner : ce sont des moments propices aux échanges et au partage, qui ont généralement lieu dans un restaurant, ou bien directement sur place avec un service de traiteur.
- Les moments de détente : il est possible d’offrir aux participants des moments de détente, comme un massage sur chaise ou une pause spa.
- La soirée d’entreprise : dans le cas d’un séminaire de plusieurs jours, une soirée d’entreprise est généralement organisée pour clôturer l’événement, sous forme de dîner assis ou de cocktail dînatoire.
Votre planning doit être détaillé jour par jour, heure par heure. Veillez à ce qu’il ne soit pas surchargé par trop d’activités, ce qui pourrait fatiguer les participants.
Les activités team building du séminaire doivent être sélectionnées avec le plus grand soin pour répondre à vos objectifs, et pour plaire à vos collaborateurs. Elles peuvent être ludiques, originales, sportives, riches en sensations fortes ou encore relaxantes.
Selon le style de séminaire d’entreprise que vous visez, voici quelques thèmes et idées d’activités team building :
- Les activités sportives : randonnée, balade à vélo, canoë, rafting, escalade, football, sports de glisse, activités nautiques, accrobranche, équitation, golf, etc.
- Les jeux : olympiades, koh lanta, chasse au trésor, jeu de piste, blind test, quizz, escape game, murder party, tournoi de pétanque, de fléchettes, de babyfoot, etc.
- Les activités culturelles : spectacle, visite guidée d’un musée, d’un site historique, d’un monument ou du centre historique d’une ville.
- Les activités de détente : yoga, pilate, méditation, sophrologie, etc.
- Les ateliers créatifs : initiation à la poterie, la peinture, la broderie, le dessin, le théâtre, ou bien création d’une bougie par exemple.
- Les activités culinaires : démonstration d’un chef, cours de cuisine, challenge culinaire, création de cocktails, dégustation de vins, dégustation à l’aveugle, etc.
- Les activités d’exception : tour en hélicoptère, en montgolfière, en voiture de sport ou de collection, etc.
N°6 – Planifier la logistique
Une fois imaginé, un séminaire d’entreprise implique une certaine logistique. Une étape cruciale et très rigoureuse est celle de prévoir tous les aspects logistiques et techniques, ainsi que les réservations à effectuer pour le bon déroulement de l’événement.
- Le transport : que votre lieu de séminaire soit proche ou éloigné de vos bureaux, il faut s’assurer que vos collaborateurs pourront s’y rendre facilement. Il est nécessaire de prévoir des solutions de transport telles que des navettes, des cars ou un service de VTC, et le train/l’avion dans le cas d’une destination éloignée.
- Les réservations : la réservation des chambres dans l’hébergement choisi, le booking des éventuels intervenants (tel qu’un conférencier), des prestataires (comme un traiteur) et des activités team building (animateurs, guides, etc.).
- Le matériel nécessaire : s’assurer que le lieu du séminaire mette à disposition tout le matériel nécessaire pour travailler (microphones, écrans, projecteurs, ordinateurs, supports de présentation, etc.) et trouver des solutions dans le cas contraire. Vous aurez aussi besoin d’emmener vos supports de travail.
Un rétroplanning permet de planifier toute cette logistique clairement, et contient : les réservations à effectuer, les échéances, les acomptes à verser, vos interlocuteurs, etc.
N°7 – Communiquer sur votre séminaire
La dernière étape de l’organisation d’un séminaire d’entreprise est d’annoncer la nouvelle à tous les participants et de communiquer efficacement sur l’événement.
Distribuez par e-mail l’invitation et son programme détaillé (date, lieu, activités, etc.), et assurez-vous de fournir toutes les informations pratiques indispensables. Vous avez la possibilité de créer un formulaire d’inscription au séminaire et de gestion des diverses demandes (intolérance alimentaire, besoin en transport, éventuelle question, etc.).